En Suisse, la loi fédérale sur l'archivage concerne les autorités fédérales et ne s'applique pas aux cantons ni au secteur privé.
Il n'y a pas de loi réglant le statut des archives privées. Par contre les services d'archives privées sont tenus de respecter la Loi sur le droit d'auteur (LDA), et la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) si applicables.
La consultation des fonds d'archives privées est réglée par une convention signée entre le donateur et l'institution qui reçoit les fonds.
Exemplaire d'archive (art. 24 LDA)
Il est légal de faire une copie, y compris numérique, d'une œuvre pour en assurer la conservation, mais cette copie ne peut être accessible au public.
Archives et droit d'auteur
Pour numériser une œuvre achetée dans le commerce, il faut une autorisation de l'auteur ou de l'ayant droit.
Pour les manuscrits d'œuvres non divulguées ou des manuscrits d'œuvres publiées qui diffèrent de l'œuvre publiée, il faut faire attention au droit de divulgation de l'auteur – droit moral. Avant de diffuser le document, une autorisation est donc nécessaire.
Le service d'archives peut faire une copie pour un lecteur respectant l'usage privé d'un document d'archive et lui envoyer, y compris par e-mail.
Archives et protection de la personnalité
La protection de la personnalité concerne la sphère privée, l'honneur, le nom, et l'image d'une personne.
Une atteinte est illicite sauf si elle est justifiée par le consentement de la personne, un intérêt prépondérant ou la loi.
En droit suisse, la protection de la personnalité prend fin à la mort de la personne.
Archives et protection des données
La protection des données concerne toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable, y compris les données sensibles.
Les données sensibles regroupent les opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques, syndicales, les informations concernant la santé, la sphère intime, les sanctions pénales ou administratives, etc.
Les documents contenant des données personnelles sont soumis à un délai de consultation de 10 ans post mortem à moins que la personne concernée n'en ait autorisé l'accès. Le délai est de 100 ans après la naissance si la date du décès est inconnue, ou de 100 ans à partir de l'ouverture du dossier si ni la date de naissance ni celle du décès ne sont connues.
Correspondance
La correspondance est protégée par le droit d'auteur. Il s'agit souvent d'œuvres non divulguées. Ce type de document est également soumis au droit de la personnalité de l'auteur et du destinataire qui prend fin à la mort des personnes concernées.
On appelle convention de donation un acte juridique bilatéral signé entre le propriétaire d'un fonds d'archives qui souhaite le céder et l'institution qui le reçoit.
Ce document doit contenir les informations suivantes ainsi que l'ensemble des droits et obligations des parties engagées :
Lois fédérales
Lois cantonales (Canton de Genève)
> cf. SIL Genève Public
Autre source